Signal Festival – konkurz (Executive Assistent/Office Manager)

Chcete se stát součástí týmu, který změnil tvář současné české kulturní scény? Od roku 2010 se tým kolem ředitele festivalu Martina Pošty aktivně podílí díky Signal Festivalu na přeměně toho, jak odborná i laická veřejnost vnímá kulturu a digitální umění ve veřejném prostoru. Signal Festival přibližuje umění nejširší veřejnosti, rozšiřuje její obzory a obohacuje její vnitřní životy.

Nyní se mise nás, lidí kolem Signal Festivalu dostává do nové fáze. Připravujeme celou řadu nových domácích i mezinárodních projektů a potřebujeme k sobě někoho, kdo bude sdílet naše nadšení pro digitální umění. Kdo se bude s radostí podílet na našich nových projektech a společně s námi tvořit budoucnost Signalu. Někoho, kdo bude nejbližší pravou rukou ředitele festivalu Martina Pošty a zároveň bude pomáhat ostatním členům týmu při zajišťování každodenního chodu Signal Festivalu. 

Popis práce

Do našeho týmu hledáme nového kolegu nebo kolegyni na pozici Executive Assistant/Office Manager. Hledáme někoho, kdo zajistí plynulý chod kanceláře a bude pravou rukou ředitele a zakladatele festivalu. Pracovní náplní je zejména osobní asistence řediteli festivalu, správa jeho kalendáře a pošty, chod kanceláře a případná podpora všech oddělení. Během festivalu se jedná o pomoc s přípravou slavnostních akcí pro partnery a zahájení festivalu. Žadatel by měl být sebevědomý, příjemný a vynalézavý člověk se schopností pracovat samostatně i jako součást týmu. Klíčová pro tuto pozici je schopnost přemýšlet a rozhodovat se samostatně, pečlivost a důslednost.

Osobní asistence:

• pravá ruka ředitele festivalu;
• domlouvá schůzky a spravuje ředitelův diář;
• vyřizuje mezinárodní cesty a ubytování;
• zajišťuje obchodní korespondenci včetně té v cizích jazycích;
• zpracovává poštu a emaily ředitele;
• společně s COO spravuje lidské zdroje včetně náboru – povinnosti zahrnují koordinaci výzev pro všechny potenciální zaměstnance, stážisty a studenty, rozvrhování pohovoru, screening CV, veškerou korespondenci s uchazeči před a po pohovorech, včetně onboardingu.

Administrativní podpora:

• organizuje schůzky a porady a pořizuje z nich zápisy;
• spravuje chod kanceláře a dohlíží na udržování zásob potřebných pro hladký chod kanceláře;
• spravuje dokumenty a účetnictví + registruje faktury ve spolupráci s účetním;
• podpora všech oddělení – např. příprava materiálů, některé produkční práce – tisková konference, zahájení festivalu;
• bezpečné uchovává doklady a hotovost, i další podnikové platební prostředky;
• komunikuje s klíčovými dodavateli organizace, včetně telefonů, internetu a IT a zajišťuje efektivní údržbu všech systémů;
• sleduje měsíční výdaje oproti stanovenému rozpočtu pro chod kanceláře;
• navržení a údržba kancelářského archivačního systému;
• záznam úkolů do interního systému pro správu úkolů – Asana;
• příprava podkladů pro interní a externí distribuci;

Bez čeho se neobejdete:

• osvědčená a doložená praxe jako osobní asistent včetně příslušných referencí;
• spolehlivost, přesnost, komunikativnost, organizovanost, profesionalita a efektivnost.
• cit pro detail a odpovědnost;
• komunikační znalost angličtiny (slovem i písmem);
• samozřejmostí je dobrá znalost kancelářského softwaru (Word, Excel);
• znalost systémů a postupů správy kanceláří;
• vítaná je také schopnost dívat se na situace holisticky, kriticky je hodnotit a rozhodovat za sebe, a v případě potřeby i za ostatní;
• vášeň pro hledání kreativních řešení složitých problémů. Nic není nemožné!
• flexibilita, profesionalita, proaktivní přístup.

Co nabízíme:

• kreativní prostředí;
• uvolněná atmosféra a fajn kolektiv;
• práce na největší kulturní akci v České republice a rozvoji nových vzrušujících projektů na národní i mezinárodní úrovni;
• práce na dodavatelském principu;
• nabízíme pružnou pracovní dobu a dostatek volna.

Datum nástupu: od 1. 4. 2020

Jste to vy?

Zašlete nám váš životopis na adresu s předmětem Životopis. Řekněte nám, proč by vás bavilo stát se součástí Signalu (500 nebo méně slov).