Prague Pride – konkurz (office manažer/ka)

Jsme nevládní nezisková organizace, pro kterou je na prvním místě člověk a jeho lidská důstojnost. Respekt a rozmanitost jsou naše základní hodnoty. Věříme v demokracii a právní stát založený na úctě k lidským právům. Naším posláním je utvářet respektující a bezpečné prostředí, ve kterém mohu být LGBT+ lidé sami sebou.

Hledáme jednorožce, který*á bude udržovat řád naší kanceláře a bude pečovat o to, aby se nám tu všem dobře pracovalo. Osobu, která bude nejen srdcem našich prostor, ale především archivářkou, matkou šanonů, door-menem, pošťačkou, správcem skladu, nákupčí propisek a kávy, zapisovatelkou a občas i kopírkou.

Máš cit pro detail, organizační schopnosti, miluješ tabulky a pořádek? Pak zbystři, protože hledáme právě tebe! A to ideálně s nástupem v červnu nebo červenci dle dohody.

Co u nás přesně budeš dělat? Tvou budoucí agendu jsme rozdělily*i do tří hlavních pilířů, s vyznačením priorit a odhadu času:

SYSTÉMY

• Archivace a zakládání smluv, scanování a zakládání dokumentů, správa šanonů a pořádek v nich
• DPP – vystavování DPP, pravidelné zakládání, urgence chybějících DPP 1x měsíčně cíleně
  
• Pravidelné měsíční vyúčtování s finanční ředitelkou za office
  
• Správa rezervací místností kanceláří, případné bookování externích prostor pro porady, příprava meetingů nebo instrukce pro přípravu meetingu
  
• Administrativní podpora při psaní a podávání grantových žádostí
  
• Příprava zasedaček a obsluha návštěv, otevírání prostor
  
• Udržování kanceláře (zajištění nového nábytku, výzdoba, celková péče o příjemné pracovní prostředí), reaguje na aktuální potřeby týmu na vybavení office
  
• Případná podpora při adaptačním procesu nových lidí v kanceláři – “nalodění do kanceláře” ukázání prostor, klíče, boxík, apod., ukázání KC, kuchyňky, kavárna
  
• Zajištění případných pandemických opatření týkající se provozu kanceláře
  
• Přispívání k novým nápadům a iniciativám v rámci office i chodu spolku
  
• Zajištění společné týmové snídaně, případně jiné aktivity v officu

INVENTÁŘ

• Správa a péče o pořádek ve spolkovém skladu, vstupní inventarizace, nastavení systému inventáře a evidence skladových zásob – mít nějakou tabulku/soupis věcí ve skladu a čas od času jí vzít na poradu a společně si říct, co s tím – jestli se něco má vyházet, rozdistribuovat apod.
• Inventarizace a nastavení systému půjčování techniky – naplánováno na červen 2023, následná správa
  
• Správa a péče o pořádek v regálech: toaletka, nářadí
  
• Distribuce materiálů – např. rozeslání příruček na zadné adresy apod.

KANCELÁŘSKÉ

Technické zajištění chodu officu spolku:

• Běžný chod kanceláře
  
• Nákup kancelářských potřeb
  
• Zajištění úklidu, pravidelné doplňování hygienických potřeb, čistota a vybavení kuchyně a toalet
  
• Chod tiskáren, zajišťování oprav, jednání se správcovskou firmou
  
• Doplnění kávy, mléka, čerstvého ovoce, objednávky nápojů od Coca Coly apod.
  
• Čištění kávovaru, úklid prostoru kavárna, doplňování nádobí
  
• Zalévání květin
  
  
• Kancelářské zajištění chodu officu – pošta – vyzvedávání, přerozdělování, přímá distribuce kolegům a posílání pošty, případně kurýr, vyzvedávání zásilek
  
• Denní správa info mailu
  
• Komunikace s IT odděleníma domluva případných oprav techniky
  
• Informuje tým o dění v kanceláři a i případných opravách
  
• Správa a výroba klíčů
  
• Přebírání příchozích zásilek
  
  Co se ti bude hodit a bez čeho se neobejdeš
• Preciznost v odvedené práci, cit pro deadline
• Dobrá organizace času
  
• Spořádanost
  
• Zodpovědnost a očko pro detail
  
• Chuť aktivně zlepšovat náš pracovní prostor
  
  Co u nás získáš a na co se můžeš těšit
  

Sídlíme v kancelářích v úplném centru Prahy, navíc se u nás dost nasměješ a k tomu ještě nabídneme:

• Neomezené volno – u nás ti dny dovolené počítat nebudeme, důležité je mít odvedenou práci
• Velkou dávku seberealizace, uplatnění vlastních nápadů a samostatné organizace práce
  
• Multisportku
  
• Spolupráci na IČO na 0,5 úvazku
  
• Solidní finanční ohodnocení v rozmezí 18 000–20 000Kč, které bude reflektovat tvoje schopnosti a výsledky
  
• Neformální příjemné pracovní prostředí
  
• Pružnou pracovní dobu
  
• Novou kancelář hned vedle Staroměstského náměstí

Chceš si s námi o své misi v Prague Pride popovídat? Pošli nám životopis a motivační dopis, na , kde si rádi přečteme o tvých dosavadních zkušenostech. Termín pro zaslání je 31. 5. 2023. Během několika dní se ozveme zpět. Těšíme se!