Pracovní náplní je zejména osobní asistence ředitele festivalu, správa jeho kalendáře a pošty, chod kanceláře a případná podpora všech oddělení. Během festivalu pomoc s přípravou slavnostních akcí.
Dvě klíčové oblasti jsou:
Osobní asistence:
Pravá ruka ředitele festivalu;
Domlouvá schůzky a má pod palcem ředitelův diář;
Organizuje porady a pořizuje z nich zápisy;
Objednává kancelářské potřeby, kopíruje, tiskne podklady pro obchodní jednání;
Zajišťuje obchodní korespondenci včetně té v cizích jazycích;
Zpracovává poštu a e-maily ředitele.
Administrativní podpora:
Správa dokumentů a účetnictví + registrace faktur ve spolupráci s účetním;
Podpora všech oddělení – např. příprava materiálů, některé produkční práce – tisková konference, zahájení festivalu;
Bezpečné uchovávání dokladů a hotovosti, jakož i podnikových platebních prostředků;
Řízení příslušných dodavatelů, smluv a plateb;
Správa předplatných online služeb;
Zajišťování kancelářských potřeb;
Navržení a údržba kancelářského archivačního systému;
Záznam úkolů do interního systému pro správu úkolů – Asana;
Příprava podkladů pro interní a externí distribuci;
Onboarding nových zaměstnanců.
Bez čeho se neobejdete:
Osvědčená praxe jako osobní asistent;
Cit pro detail a odpovědnost;
Bez znalosti angličtiny (slovem i písmem);
Samozřejmostí je dobrá znalost kancelářského softwaru (Word, Excel);
Znalost systémů a postupů správy kanceláří;
Vynikající organizační a časové dovednosti;
Vynikající verbální a písemné komunikační dovednosti;
Flexibilita, profesionalita, proaktivní přístup.
Co nabízíme:
Odměna odpovídající kulturnímu prostředí;
Uvolněná atmosféra a skvělý kolektiv
Práce na největší kulturní akci v České republice;
Kreativní prostředí;
Zaměstnanecké benefity: pružná pracovní doba, 5 týdnů dovolené, 4 dny zdravotního volna.
Datum nástupu: od 1. 2. 2020